En un entorno empresarial cada vez más digitalizado, cumplir con la normativa de protección de datos no es solo una obligación legal, sino una cuestión estratégica. La Ley Orgánica 3/2018 y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exigen a empresas y profesionales adoptar una actitud proactiva: no basta con tener una política de privacidad, hay que integrar la protección de datos en todos los procesos.
Aspectos esenciales que debes tener en cuenta para una adecuada adaptación de tu negocio:
✅ 1. Análisis de tratamientos: saber qué datos tratas y por qué
Realiza un registro de actividades de tratamiento (RAT), obligatorio para casi todas las organizaciones. Debe incluir:
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Finalidad del tratamiento
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Categorías de datos personales y de interesados
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Base jurídica del tratamiento (consentimiento, obligación legal, contrato, etc.)
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Cesiones o transferencias
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Medidas de seguridad técnicas y organizativas
Sin este registro, no puedes demostrar el principio de responsabilidad proactiva.
✅ 2. Informar correctamente: el deber de transparencia
Debes proporcionar información clara, accesible y comprensible en el momento de la recogida de los datos:
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Identidad del responsable
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Finalidad del tratamiento
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Base legal
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Plazo de conservación
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Derechos del interesado
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Destinatarios y transferencias internacionales
Un simple formulario web sin cláusula informativa incumple la ley.
✅ 3. Consentimiento válido: libre, informado y verificable
El consentimiento debe cumplir estos requisitos:
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Expreso (nunca tácito)
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Específico para cada finalidad
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Reversible (posibilidad de retirarlo en cualquier momento)
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Documentado
Evita prácticas ilegales como las casillas premarcadas o los consentimientos genéricos.
✅ 4. Contratos con encargados de tratamiento
Si trabajas con terceros que acceden a datos personales (hosting, gestoría, software CRM, etc.), necesitas un contrato de encargo del tratamiento (art. 28 RGPD), con cláusulas específicas sobre:
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Confidencialidad
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Seguridad
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Subcontratación
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Plazo y destrucción de datos
No basta con un contrato comercial: debe cumplir estrictamente la normativa.
✅ 5. Medidas de seguridad reales, no solo formales
La protección de datos implica implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas:
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Control de accesos
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Cifrado y copias de seguridad
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Políticas internas de uso de dispositivos y contraseñas
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Formación periódica del personal
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Procedimientos frente a brechas de seguridad
Recuerda: si tienes una brecha y no puedes demostrar que actuaste diligentemente, la sanción puede ser muy grave.
✅ 6. Evaluaciones de impacto (EIPD) y privacidad desde el diseño
Cuando el tratamiento entraña riesgos elevados (como uso de IA, geolocalización o categorías especiales), es obligatorio realizar una EIPD. Además, debes aplicar el principio de «privacy by design»:
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Minimización de datos
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Limitación del plazo de conservación
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Acceso restringido según funciones
✅ 7. Designar un Delegado de Protección de Datos (DPD), si procede
Es obligatorio en ciertos supuestos (por ejemplo, colegios, centros sanitarios, grandes volúmenes de datos o tratamientos sistemáticos). También recomendable en sectores sensibles o si gestionas muchas solicitudes de usuarios.
¿Por qué es importante hacerlo bien?
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Las sanciones pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio anual global.
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Cada vez más clientes, usuarios y colaboradores exigen garantías de privacidad.
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El cumplimiento normativo es un factor de reputación, competitividad y confianza.
Consejo profesional: No improvises ni uses plantillas genéricas. La protección de datos no se resuelve con un “copia y pega”. Un asesoramiento legal especializado marcará la diferencia entre cumplir y proteger tu negocio frente a riesgos reales.
¿Quieres auditar tu situación actual o revisar tus textos legales y medidas? Estoy a tu disposición.
⚖️ Víctor Martínez Abogado
Especialista en Derecho Digital y Protección de Datos
www.victormartinezabogado.com