En cualquier actividad profesional, incluso con los mejores clientes, puede llegar el momento temido: el impago. Un cliente que no paga una factura a tiempo, o que directamente deja de responder, genera un problema no solo económico, sino también emocional y estratégico para cualquier negocio.
La clave está en actuar con cabeza, con método y siempre respetando los cauces legales. Aquí te explicamos, paso a paso, cómo gestionar un impago de forma efectiva.
1. Mantén la calma y analiza la situación
Antes de reaccionar impulsivamente, es importante analizar la situación con objetividad:
- ¿La factura está correctamente emitida y entregada?
- ¿El cliente ha manifestado algún problema con el servicio o producto?
- ¿Hay antecedentes de retrasos anteriores?
- ¿Ha habido errores por tu parte que puedan haber retrasado el pago?
Este análisis te permitirá definir la mejor estrategia. Recuerda que la prevención comienza en la fase de contratación: contar con un contrato claro y condiciones de pago bien definidas es tu mejor escudo.
2. Primer contacto: la vía amistosa
Una vez confirmado que la deuda es firme y exigible, el primer paso siempre debe ser un contacto amistoso:
- Un correo electrónico o una llamada educada recordando el vencimiento.
- Puedes ofrecer facilidades de pago si la situación lo permite.
- Establece un plazo corto y claro para regularizar el pago.
Este contacto debe quedar por escrito para dejar constancia.
3. Reclamación formal por escrito
Si el primer intento no da resultados, es el momento de enviar un requerimiento formal:
- Una carta o burofax (preferiblemente burofax con certificación y acuse de recibo) reclamando el importe adeudado.
- Detalla la deuda (importe, fecha de factura, vencimiento).
- Indica claramente un plazo para el pago antes de iniciar acciones legales.
- Menciona expresamente que, de no abonarse, se derivarán gastos adicionales de reclamación e intereses legales.
Este paso, además de reforzar tu posición legal, puede bastar para que muchos clientes rectifiquen y paguen.
4. ¿Y si no paga? Reclamación judicial
Si el cliente sigue sin pagar, llega el momento de acudir a la vía judicial. El procedimiento más habitual en estos casos es el proceso monitorio:
- Es rápido y económico.
- No necesitas abogado ni procurador si la deuda es inferior a 2.000 euros (aunque siempre es recomendable contar con asesoramiento legal).
- Solo necesitas aportar el documento que acredite la deuda (factura, contrato, presupuesto aceptado, etc.).
- Si el cliente no paga ni se opone, el juzgado dictará un auto de ejecución que permitirá embargar sus bienes.
Si se opone, el proceso se transformará en un juicio verbal o un ordinario según la cuantía.
5. ¿Puedo incluir intereses o gastos?
Sí. El Código Civil y la Ley de Morosidad (Ley 3/2004) te amparan:
- Puedes reclamar el interés legal o el interés de demora pactado.
- También los gastos de recobro razonables si están justificados.
- Es recomendable incluir una cláusula en tus contratos que prevea intereses y gastos por impago.
6. ¿Qué precauciones tomar en el futuro?
Una vez solucionado el impago, es momento de proteger tu negocio:
- Mejora la redacción de tus contratos.
- Incluye cláusulas claras de pago, intereses y penalizaciones.
- Solicita anticipos o pagos fraccionados en los casos de mayor riesgo.
- Considera recurrir a seguros de crédito si trabajas con importes elevados o clientes nuevos.
Conclusión: firmeza, legalidad y prevención
Gestionar un impago requiere firmeza, paciencia y un enfoque legal correcto. La clave no es solo recuperar la deuda, sino también evitar que situaciones así pongan en riesgo tu negocio o tu bienestar emocional.
En Víctor Martínez Abogado te ayudamos a proteger tu empresa desde la prevención hasta la recuperación judicial de deudas. Porque reclamar lo que te deben es defender tu trabajo y tu futuro.